Blickkontakt mit dem Bildschirm * Wenn der Monitor zurück guckt

In Zeiten von Homeoffice und Video-Konferenzen gehört der Computer-Bildschirm schon fast zur Familie.

Was früher eine Besprechung war, hat sich zum Online-Meeting entwickelt. Es ist schon faszinierend, was sich alles digital erledigen lässt. Allerdings gibt es auch hier die eine oder andere Stolperfalle. Um professionell und sympathisch rüberzukommen, brauchen wir andere Fähigkeiten als im persönlichen Kontakt.

Über manche Dinge macht man sich vielleicht nicht einmal Gedanken, man bemerkt sie erst, wenn man sich über Verhaltensweisen ärgert – oder andere auf einmal ungewohnt auf die eigenen Äußerungen reagieren.

Mit diesem kleinen ‚Online-Meeting-Führerschein‘ möchte ich Ihnen ein paar Denkanstöße für Ihre nächsten virtuellen Besprechungen geben.

Zu einem Meeting verabreden wir uns in der Regel. Meistens gibt es jemanden, der einlädt und das Ganze moderiert. Es hat also jemand ‚den Hut auf‘ und damit auch eine gewisse Verantwortung. Je besser der Moderator, desto effektiver wird das Treffen sein.

In weiten Teilen unterscheidet sich ein Online-Meeting ja nur unwesentlich von einer Offline-Veranstaltung. Auch hier reden manchmal alle gleichzeitig oder man kommt vom Thema ab. Überlegen wir doch mal gemeinsam, worauf wir achten müssen, wenn wir zu einer Online-Besprechung einladen.

Der Gastgeber oder Moderator sollte:

  • Eine Einladung versenden, möglichst mit einer Agenda
    Wie auf jeder Einladung brauchen wir hier ein Datum und eine Uhrzeit. Natürlich darf der Link zum Einloggen nicht fehlen und zur Vorbereitung für die Teilnehmer ist eine kleine Agenda hilfreich.

  • Die Technik im Griff haben
    Wer als Moderator für ein Meeting verantwortlich ist, sollte ungefähr wissen, wie die technischen Abläufe funktionieren.

  • Zehn Minuten vor Beginn im Meeting-Raum sein
    Das Zeitgefühl der Teilnehmer ist unterschiedlich. Für diejenigen, die gern in Ruhe ankommen, ist es angenehm, wenn sie nicht erst mit dem Gongschlag eintreten können.

  • Die Teilnehmenden begrüßen. Zuspätkommen wird nicht kommentiert.
    Es ist höflich, die Teilnehmenden willkommen zu heißen und zu begrüßen. Wer zu spät kommt hat dieses Recht nicht. Nach dem offiziellen Beginn kommen verspätete Teilnehmende leise dazu.

  • Eventuell eine sehr kurze Vorstellrunde anregen
    Wenn es eine Runde mit ‚einigen Unbekannten‘ ist, bietet sich eine – kurze – Vorstellrunde an.

  • Eine Warm-up Phase schafft eine bessere Atmosphäre
    Ein bisschen Smalltalk, bevor es zum Geschäftlichen geht, wirkt sich positiv auf die Gesprächsatmosphäre aus.

  • Das Ziel der Besprechung mitteilen
    „Wir treffen uns heute, weil…“. Diese Ansage hilft allen Beteiligten sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

  • Darauf achten, dass nicht alle durcheinanderreden
    In normalen Besprechungen kann das ‚Durcheinander-reden‘ schon eine Herausforderung sein, im Online-Meeting wird es schnell chaotisch. Hier ist Struktur und Führung vom Moderierenden gefordert.

  • Teilnehmende direkt ansprechen
    Im virtuellen Raum ist es schwieriger Meinungsbilder abzufragen. Zielführender ist es, die Teilnehmenden mit dem Namen und direkt anzusprechen, um ein Feedback zu bekommen.

  • Auf das Zeitmanagement achten
    Auch im Homeoffice ist der Umgang mit der Zeit wichtig. Zur angegebenen Uhrzeit fertig zu sein, das liegt in der Verantwortung des Moderierenden.

  • Ein Fazit ziehen
    Zum Abschluss ein kurzes Fazit – vielleicht mit den To-Do‘s bis zum nächsten Mal – gibt Struktur und Sicherheit.

  • Die Sitzung beenden
    Ein kurzes Dankeschön und ein netter Wunsch zum Abschied, das macht ein Meeting ‚rund‘. Übrigens: Winken passt nicht in jeden Kontext.

Im Prinzip gelten viele dieser Punkte für jedes Meeting, ob im Büro oder im Homeoffice.
Allerdings haben wir im Büro einen schönen praktischen Konferenz-Raum. Online laden wir die Kollegen in unsere Wohnung ein. Das ist schon ziemlich privat.

Um so wichtiger ist es, die Bereiche, die die Kamera erfasst, in einem einigermaßen vorzeigbaren Zustand zu versetzen. Unbewusst ziehen wir immer Rückschlüsse auf das, was im Bild zu sehen ist. Eine Sammlung von Kuscheltieren oder die Bügelwäsche führen unter Umständen zu einer ungewollten Einschätzung. Das gilt natürlich nicht nur für Moderierende.

Alle Teilnehmenden an einer virtuellen Veranstaltung sollten auf die folgenden Punkte achten:

  • Rechtzeitig einwählen und Technik prüfen
    Lieber kurz vor Beginn noch einen kleinen Technik-Check machen: Funktioniert der Link, läuft das Mikro, welcher Hintergrund ist im Bild zu sehen, wie ist die Beleuchtung… all das lässt sich gut vorher prüfen.

  • Smartphone auf Flug-Modus
    Ablenkungen und Störungen möglichst vorher ausschalten. Mäht der Nachbar gerade seinen Rasen, sollte vielleicht besser das Fenster geschlossen werden.

  • Die Kleiderfrage
    Gemütlich in der Jogginghose und dem kuscheligen Kapuzenpulli an einem Meeting teilnehmen? Im Büro undenkbar, im Homeoffice möglich, aber unklug. Es spielt sehr wohl eine Rolle, in welcher Kleidung man an einer Online-Besprechung teilnimmt. Es muss ja nicht unbedingt die hochoffizielle Variante sein, die ganz normale Bürokleidung reicht völlig.
    Auf dem Bildschirm wirken allerdings manche Farben und Muster unruhig oder lassen den Bildschirm flimmern, und zu viele Hingucker (Ketten, Ohrringe, Krawattenmuster) lenken ab.

  • Pünktlichkeit ist höflicher Umgang
    Pünktlichkeit im Job ist immer wichtig. Natürlich gilt das auch für diese Gelegenheit. Zuspätkommer werden als unprofessionell und unorganisiert wahrgenommen. Viele setzen Zuspätkommen mit unzuverlässig gleich.

  • Vorbereitung ist besser als Spontanität
    Je komplexer ein Thema ist, desto elementarer ist die Vorbereitung aller Teilnehmenden auf die Sitzung. Was bei persönlichen Treffen möglicherweise spontan gelöst werden kann, gelingt online nur sehr schwer. Hektisches Suchen in den Unterlagen oder wildes Scrollen in der Bildschirmpräsentation verwirren nur.

  • Die Macht der Körpersprache
    Der Händedruck entfällt beim virtuellen Meeting. Viele andere Merkmale der Körpersprache bekommen aber eine größere Wertigkeit. Zum Beispiel der Blickkontakt. Leider schauen wir nur in eine unpersönliche Kamera, aber das Gegenüber nimmt das trotzdem als Augenkontakt wahr. Also immer schön in die Kamera schauen und den anderen hin und wieder ein Lächeln gönnen.
    Eine freundliche Mimik und eine gute Haltung spielen auch eine Rolle. Wer zusammengesackt oder sehr gechillt am Bildschirm sitzt, wird nicht unbedingt ernst genommen.

  • Reden, Ausreden lassen, Zuhören
    Dieses Trio spielt wohl eine Hauptrolle im Online-Meeting. Eine deutliche Aussprache, gute Artikulation und lieber etwas lauter als zu leise, das steht auf der Wunschliste der meisten Chat-Teilnehmer an ihre Kollegen. Ausreden wollen wir natürlich alle gern – wer wird schon gern unterbrochen – dazu gehört unbequemer Weise auch das zuhören. Virtuell ist das noch schwieriger als im persönlichen Kontakt – aber gerade hier elementar.
    Profis schalten das Mikro stumm, während andere sprechen und geben ein Handzeichen, wenn sie etwas beitragen möchten. Bitte nicht ins Mikrofon schnaufen oder andere Atemgeräusche hörbar machen.

  • Konzentration ist anstrengend
    Die Ablenkungen im Homeoffice sind, gerade bei einer Besprechung, wesentlich vielfältiger als im Büro. Man ist dabei nicht so sehr unter Beobachtung und die Verlockung ‚nebenbei‘ noch eine WhatsApp zu beantworten oder die Ablage zu machen ist groß. Aus diesem Grund sind übrigens Diskussionen online so wenig erfolgreich; die Gefahr, dass ein großer Teil gedanklich aussteigt ist recht groß. Wir brauchen also Disziplin, um am Ball zu bleiben und das ist wirklich anstrengend.

  • Von Kaffee und Keksen
    Zu den Annehmlichkeiten von Offline-Konferenzen gehört die Tagungsverpflegung. Eine schöne Auswahl von Kaffeespezialitäten, Tee und Softdrinks, dazu noch ein paar leckere Kekse. Im Homeoffice sind wir dafür selbst zuständig. Bei einem Video-Chat ist das Essen allerdings leider tabu. Getränke dagegen sind empfehlenswert – man muss den Latte Macchiato ja nicht hingebungsvoll schlürfen.
 

Mit diesen umfangreichen Tipps geht es nun gut gerüstet in den nächsten Online-Call.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei.

Marlies Smits

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Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit und zur Vermeidung von Wortwiederholungen die zu Lasten inhaltlicher Informationen gehen, meint die gewählte Formulierung bei allen personenbezogenen Bezeichnungen in dieser Publikation alle Geschlechter.